DATA VALIDATION
Pemahaman Teori
Di dalam Ms Excel yang berfungsi untuk mengolah data berupa angka harus memiliki ketelitian yang bagus pada saat suatu data inputkan atau di ketikkan, agar menjaga data tersebut benar-benar sesuai dengan diharapkan.
Untuk menjaga agar data yang di ketikkan atau data yang diterima adanya ketersesuain dengan kebutuhan maka Cell yang berfungsi untuk mengetikkan data bisa di validasi dalam arti memastikan bahwa data yang diterima benar adanya sesuai dengan kebutuhan.
Jadi bisa diartikan bahwa yang Validasi berguna untuk memastikan bahwa data yang diterima dan diolah benar-benar sesuai dengan kebutuhan.
Misalkan :
Perhatikan tabel berikut ini
Ketika ingin menginput / mengetikkan jenis kelamin dari nama-nama tersebut diatas, agar orang yang mengetikkan tidak keliru dalam mengisi data antara huruf L untuk laki dan huruf P untuk perempuan maka diperlukan validasi pada cell tersebut.
Jadi orang yang mau mengetikkan tidak akan mengetikkan atau mengisi huruf selain huruf P atau L.
Cara Menggunakan Data Validation di Ms. Excel Versi 2013
1. Klik Tab Data kemudian ada Data Validation Setelah ada data Validation muncul jendela Data Validation.
2. Pada Jendela Data Validation Terdapat 3 (tiga) tab
- Setting dgunakan untuk menentukan pengaturan kriteria data validation
- Input message : memberikan pesan ketika cell yang di valifasi di klik atau di pilih
- Errot Alert : Pesan peringatan yang akan ditampilan apabila user memasukkan data yang tidak sesuai dengan kriteria data validation
3. Pada Tab Setting terdapat validation criteria
- Any Value: Mau masukkan aja boleh baik angka atau huruf
- Whole number : Semua angka, dengan beberapa kriteria pilihan data (beetwen : datanya berupa antara; equal : datanya harus sama ; greather than : datanya lebih besar dari)
- Desimal : sama seperti whole number, namun bisa menambahkan tanda desimal
- List : Datanya bisa berupa daftar drop down seperti muncul tulisan huruf L atau P, dengan kriteria data pilihan yang diambil dari source (sumber) berupa tabel.
- Date, Time, Text Length, sama seperti halnya Whole Number
STUDY KASUS 1
Langkah-langkah untuk Memvalidasi Data
1. Buatkan / siapkan terlebih dahulu tabel data yang dimaksud.
2. Kemudian tentukan bagian-bagian kolom / cell yang akan di validasi agar ketika input data tidak terjadi kekeliruan, misalkan pada tabel diatas adalah jenis kelamin.
3. Buatkan terlebih dahulu tabel untUk sumber mengisi data daftar jenis kelamin
4. Setelah dibuatkan daftar jenis kelamin berupa L dan P, kemudian letakkan pointer ke kolom jenis kelamin pada nama budi, kemudian klik tab data dan klik data validation dan klik list, seperti gambar di bawah ini
5. Pastikan List yang dipilih, kemudian pada source arah pointer ke daftar huruf L dan P seperti pada gambar dibawah ini
6. Untuk mencoba sekarang kita letakkan kursor dan pilih jenis kelamin di nama budi, secara otomatis akan muncul daftar huruf L dan P
STUDY KASUS 2
Untuk kasus 2 sebelum mengerjakan perhatikan tabel dibawah ini
Ketentuan yang diharapkan dengan menggunakan Data Validation adalah
1. Jumlah digit NIS tidak boleh lebih dari 6, ketika NIS lebih dari 6 Digit ada pesan yang muncul bahwa nis lebih dari 6 Digit.
2. Jenis kelamin yang berisi Laki-laki dan Perempuan
3. Tempat Lahir Boleh bebas
4. Kelas yang berisi 11-IIS-1, 11-IIS-2, 11-MIA-4
5. Umur tahun tidak boleh lebih dari 18 tahun (untuk umur gunakan Conditional Formating yang ada di Tab Home, Conditional Formating) Seperti gambar dibawah ini.
Kemudian isikan angka 18 (delapan belas)
6. No HP tidak boleh lebih dari 12 Digit, apabila lebih dari 12 Digit muncul error alert
7. Untuk menghitung umur tahun menggunakan formula sbb : =DATEDIF(F6;TODAY();"Y")
8. Untuk menghitung umur bulan menggunakan formula umur tahun namun huruf "Y" berarti tahun dirumah dengan "YM"
Selamat mencoba
